7 december 2015

Verslag menforum 24 november 2015

Op dinsdag 24 november 2015 is het menforum weer bij elkaar geweest. Het belangrijkste agendapunt deze avond was de inschrijfprocedure voor wedstrijden.

Afgelopen outdoorseizoen zijn er diverse pilots gedaan met het online inschrijven via MijnKNHS. Zowel organisaties als deelnemers hebben het online inschrijven ervaren als zeer plezierig. Daarom heeft het menforum besloten dat er voor dressuur-vaardigheidswedstrijden en samengestelde wedstrijden uitsluitend via MijnKNHS ingeschreven mag worden. De enige uitzondering hierop zijn de impulsrubrieken, die voorlopig nog via het inschrijfformulier per mail ingeschreven moeten worden omdat het technisch nog niet mogelijk is om zonder startpas/startlicentie via MijnKNHS in te schrijven. Voor meer informatie over MijnKNHS en het online inschrijven klik hier. Als je na het lezen van de toelichting en het bekijken van de instructievideo nog vragen hebt dan kun je contact opnemen met de Servicedesk van de KNHS.

Tijdens alle forumbijeenkomsten dit jaar is er uitvoerig gesproken over de vele afmeldingen die samengestelde organisaties te verwerken krijgen en hoe dit een halt toe te roepen. Het menforum wil heel graag dit grote probleem van wedstrijdorganisaties oplossen. De analyse van het forum is dat dit hoge aantal afmeldingen het gevolg is van de ontstane ongeschreven regel dat je je op 1 januari voor alle samengestelde wedstrijden mennen (SWM) moet inschrijven, uit angst anders niet meer te kunnen starten. Het gevolg is dat iedereen zich op 1 januari inschrijft om maar op de startlijst te staan en kort voor de wedstrijd wel bepaalt of wel of niet daadwerkelijk deelgenomen wordt. De discipline Eventing heeft een aantal jaar geleden dezelfde problematiek gekend en die hebben op enig moment het besluit genomen dat maximaal 10 weken voor de wedstrijd ingeschreven mag worden. Sindsdien zijn in deze discipline het aantal afmeldingen naar normale proporties teruggebracht en zijn secretariaten slechts een korte periode druk met het verwerken van de inschrijvingen in plaats van het gehele jaar! Er is dan ook besloten dat ook voor samengestelde wedstrijden mennen er maximaal 12 weken voor de wedstrijd ingeschreven mag worden.

Deelnemers kunnen in de wedstrijdkalender in MijnKNHS zien wanneer de inschrijving voor welke wedstrijd geopend wordt, dus de planning wanneer je je voor welke wedstrijd kunt inschrijven is snel gemaakt. De inschrijf stress tijdens Oud en Nieuw is hiermee ook verdwenen.

Er zijn organisaties die er voor kiezen om deelnemers vooraf bij de inschrijving het inschrijfgeld te laten betalen en deelnemers pas op de startlijst zetten als het inschrijfgeld binnen is. Dit is een keuze die een organisatie zelf mag maken, mits deze in het vraagprogramma vermeld is. Wel is het zo dat wanneer een deelnemer zich voor de sluitingsdatum afmeld hij in dat geval recht heeft op teruggave van het inschrijfgeld (zie het Algemeen Wedstrijdreglement).